如何判断取得的发票等凭证是否合规?
判断取得的发票等凭证是否合规,可从以下几个方面入手:
审查发票有效性:发票实行不定期换版制度,需查看发票版式是否为现行有效版本,有无逾期使用旧版发票的情况。同时,检查发票印制是否清晰,有无错漏,可通过当地税务机关网站等渠道查询发票真伪。
核对客户名称:发票上的客户名称应与入账单位名称相符。特殊情况如汽油发票,可填写单位名称或公司登记注册的车辆车牌号,除此之外,若名称不符,则为不合规发票。
审核填写规范性:
项目是否齐全:普通发票应包括开票日期、客户名称、货物名称、规格、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票单位名称、开票人等,需逐栏填写,缺项则不合规。
字迹和印章:发票开具字迹应清楚,印章应清晰可辨,无模糊或涂改痕迹。发票应加盖发票专用章,且要与开票单位一致。
复写情况:若发票为多联次,需审查复写字迹颜色是否相同,背面有无局部复写痕迹,若第二联及以后联次非复写而是填写的,可能存在问题。
核实发票属地:发票上的属地应与发票加盖的印章相符。例如,某省A市货物销售发票,印章应为A市相关单位的发票专用章,若为其他市则违反属地管理原则,属于不合规发票。
核对印制年份与开具日期:发票印制年份可从发票右上角的发票代码第6、7位查出。若印制年份与开具年份差距过大,如开具日期为2025年,发票印制年份为2018年等情况,需特别注意,可查询发票真伪确认其有效性。
检查填制内容与发票种类是否相符:不同种类发票有其特定的开具内容要求。如商品销售类发票,所填内容应为批发、零售类商品,若填写维修类、印刷类等内容,则与发票种类不符,为不合规发票。
查看印章与发票种类是否相符:发票加盖的印章应与发票种类相匹配。例如,商品销售类发票,印章应为销售单位的发票专用章,若为其他无关单位如印刷厂、修理厂的印章,则不合规。
核实商品名称是否超经营范围:发票上的商品名称应在开票单位的经销范围内。如家电维修部开具的发票,物品名称却为煤炭,或者超市开具的发票商品为硒鼓,但该超市经营范围不包括硒鼓,都属于不合规发票。
核对发票与所附清单:若购买商品较多,发票品名栏不能只填写“办公用品”“食品”等类名,应附销售单位出具并加盖发票专用章或财务章的商品明细清单,且清单内容应符合实际情况。
审查发票号码:查看同一个单位的发票,是否存在发票号码顺序相连,但报销时间颠倒的情况,若有则需重点审查,必要时可到出票单位核实。
此外,还需注意一些特殊规定,如提供货物运输服务、建筑服务、销售或出租不动产等,发票备注栏需注明规定信息;成品油发票需通过特定模块开具,并正确选择税收分类编码等。若发票不符合上述任何一项要求,都可能属于不合规凭证,不能作为税收凭证或在企业所得税税前扣除等